wps office金山文档使用教程(WPS常见问题)
分享在线文档链接后，对方“没有访问权限”怎么办
在金山数字办公平台，将在线文档的链接分享给别人后，对方打开链接发现“没有访问权限”，这是因为分享文档的操作权限设置的问题或共享文档过期的问题。
(一)共享文档的操作权限设置问题
如果您将文档权限设置为「本企业成员仅查看」或者「指定人可查看」，那么企业外部人员或者非指定人是无法访问这个文档的：
解决方法：
如果您想让所有人都能打开这个文档，将文档权限设置为「获得链接的任何人仅查看」，这样任何人都能打开这个文档链接： 如果你想让指定人查看/编辑这个文档，你可从 QQ /微信好友或者企业通讯录中邀请对方查看或编辑这个文档：
(二)共享文档过期问题
解决方法：打开文档后，点击「分享」-「创建并分享」，然后再设置分享文档的有效期即可：
通过金山文档的「远程会议」功能，你可以随时与同事异地远程开会。通过链接加入会议，多人同时查看文档，文档自动跟随主讲人翻页。具体操作方法如下：
登录金山文档;打开会议演示文档，点击页面右上方的「远程会议」按钮：
在新页面中点击「邀请成员」，再在新弹窗里复制链接给参会同事。同事点击链接即可进入会议文档：
参会人员都通过链接或二维码加入会议之后，就可以看到你分享的会议演示文档，并跟随你自动翻页。这样大家可以一边查看同步播放的会议文档，一边语音讨论：
在金山数字办公平台，新建共享文件夹后，如何添加成员到共享文件夹里呢?具体方法如下：
(1)在“我的文档”里找到要添加成员的共享文件夹，将鼠标悬浮在文件夹上，点击「共享」按钮：
(2)在弹窗中，您既可以邀请QQ、微信好友加入共享文件夹，也可从联系人中添加成员到共享文件夹：
如何查看金山文档的历史版本？
在使用金山文档的过程中，如何查看文档的历史版本呢?方法有两种：
点击文档名右侧的，在弹窗中点击「历史版本」：
这样就能查看该文档的所有历史版本了，如下图所示：
打开文档后，点击右上角的“历史版本”图标，在下拉弹窗点击「历史版本」：
这样就能查看该文档的所有历史版本了，如下图所示：
快速了解企业文档水印功能
1. 高级
功能介绍
1.1.
在金山数字办公，使用企业文档水印功能可加强企业内部信息管理，保证信息安全
1.1.1.企业全局管控文档水印
企业管理员可以在管理后台设置全局文档水印，设置成功后，员工存储在企业空间中的文档(含我的企业文档，团队中的所有文档)在访问时会显示水印
1.1.2.团队级管控文档水印
未开启全局水印时，团队管理员可以在团队设置中开启水印，开启成功后，成员存储在团队中的所有文档在访问时会显示水印
1.2.场景示例
场景1：员工拍照截屏导致信息外泄，可根据图片水印内容(如：姓名+id尾号等内容)辅助定位泄露者，提高员工安全警觉意识，从而降低公司机密信息泄露风险
场景2：防止员工将文档存储在企业空间外(存储在企业外文档无水印)保证企业信息安全
2. 企业全局管控文档水印
2.1.
2.2.
企业超级管理员、有企业设置权限的企业管理员
2.3.
图：开启水印
进入管理后台，点击企业设置->常规设置
点击【显示企业文档水印】右侧开关，开启水印
开启后，企业内的所有文档(包含我的企业文档、团队中的所有文档)，会显示水印内容：成员姓名+WPS账号id尾号，如下图
图：带默认水印的文档
2.4.
图：自定义水印入口
进入管理后台，点击企业设置->常规设置
点击【显示企业文档水印】右侧开关开启水印，出现设置操作
点击【显示企业文档水印】开关右侧设置操作，弹出自定义水印操作页面，如下图，在操作页面可以设置水印的内容，样式，应用范围，点击确定开启自定义水印样式
图：自定义水印操作和预览
开启自定水印样式后，在应用范围内的文档，会显示自定义的水印样式和内容，如下图
图：带自定义水印的文档
2.5.
升级企业商业基础版即可开通【显示企业文档水印】功能，直接升级企业商业标准版还可开通【自定义水印】功能
3. 团队级管控文档水印
3.1.
团队拥有者，团队管理员
3.2.未开启全局水印时
图：团队设置入口
选择要设置水印的团队，点击右上角设置按钮，如上图
图：开启团队文档水印
在设置页面，选择文档设置菜单，点击文档水印右侧开启团队文档水印，如上图
开启后，当前团队内的所有文档，会按管理后台设置的水印样式和内容显示水印，如下图
图：带水印团队文档
3.4.
体验版限时体验：免费支持3个团队开启水印
升级商业基础版：可支持100个团队开启水印
升级商业标准版：可支持不限数量的团队开启水印
企业存储空间的分配管理
在金山数字办公，企业存储空间也是企业资源的一部分，当您遇到以下场景时，建议您使用【空间分配】功能来帮助您更好的管理企业空间，例如：
企业剩余空间不够充足，希望根据成员或团队的使用情况按需分配;
不允许企业成员随意创建的团队使用太多的企业空间;
为企业部分特殊成员分配更多的使用空间;
#FormatStrongID_2#
==========本功能仅限使用(企业基础版无此功能权益)==========
设置所有成员和团队的
#FormatStrongID_4#
快速对企业成员和团队配置统一的空间大小。
#FormatStrongID_5#
在【企业管理后台】【空间分配】菜单下，可查看当前对【我的企业文档】【部门团队】【普通团队】设置的空间大小。空间大小默认为无限制，即企业空间默认对企业成员和所有企业团队开放共享，不做使用上限的限制。
注：空间大小设置为无限制时，最大可使用的空间也不可超过企业总空间。
空间名词解释
名称说明
图示
我的企业空间
指企业成员的个人使用空间使用上限。
部门团队空间
指带有部门标识和全员标识的团队的空间使用上限。
普通团队空间
指由企业成员创建的普通团队（无特殊标识）的空间使用上限。
#FormatStrongID_6#
点击空间设置下拉框，可选择【指定值】(步骤①);选中后填写想要设置的空间大小(步骤②);设置完毕后，点击保存按钮，设置立即生效(步骤③)。
注：空间大小值可以设置的很大，但实际的总使用空间不可超过企业总空间。
单独设置成员和团队的
#FormatStrongID_7#
支持对单个企业成员或单个企业团队分别设置空间大小，支持更精细化的管理。
#FormatStrongID_8#
每种空间类型均有单独的【添加自定义】功能入口，点击入口进入相应的设置页面。(以下以【我的企业文档】添加自定义空间为例)
#FormatStrongID_9#
进入【我的企业文档空间自定义设置】页后，点击列表上的【添加】按钮，显示【企业成员选择】的弹窗，可在弹窗中选择本次需要设置的成员(支持选择多个)，如下图：
#FormatStrongID_10#
选择成员完成后，点击【确定】，会显示出【批量设置空间大小】弹窗，即可在此设置已选中成员的自定义空间大小，确定后设置显示在列表中，立即生效。
注：【空间自定义设置】优先于【空间默认设置】，同时设置时会优先判断自定义值。
#FormatStrongID_11#
批量设置：勾选后即可使用，支持对勾选对象进行自定义空间的批量修改。
删除：勾选后即可使用，支持对勾选对象进行自定义空间的批量删除。
Q&A
Q：对某个团队既设置了默认空间大小和自定义空间大小，空间上限值是哪个?
#FormatStrongID_12#
自定义空间大小会优先判断，即同时设置后，以自定义大小为准;
Q：空间自定义大小设置后回到空间默认设置页时，保存按钮为什么不可点击?
#FormatStrongID_13#
因为空间自定义设置保存后立即生效，空间默认设置页中的保存按钮仅针对默认空间值的修改;
Q：空间设置后，若设置的空间值小于已使用的空间，超出空间的文件是否还在?
#FormatStrongID_14#
文件不会丢失，一直还在，只是当前已使用空间已超出空间限制，无法新增和上传文件。
Q：默认/自定义的空间值可以设置的很大，是不是就可以使用这么多空间呢?
#FormatStrongID_15#
不是的，企业可使用的空间不会超过企业总空间。若空间设置值的总和超过了企业总空间，企业总空间使用满额时，仍然不可新增和上传文件。
「企业团队」与「共享文件夹」的区别有哪些？
在金山数字办公平台，「企业团队」和「共享文件夹」的区别主要有以下5点：
(1)「企业团队」里的文件归属于企业;「共享文件夹」里的文件归属于创建者个人。
(2)「企业团队」的创建者离开了之后，企业拥有者依然可以管理这个团队里的文档和权限;「共享文件夹」的创建者离开了之后，文件权限/共享权限就无法管理了。
(3)「企业团队」比「共享文件夹」拥有更多的团队管理功能，例如团队安全加密、团队转让、团队应用等。
(4)「企业团队」提供文档操作日志(仅针对商业基础版、商业标准版和商业高级版);「共享文件夹」没有这个功能。
(5)只有企业成员才能加入「企业团队」;任何人都可以通过邀请链接加入「共享文件夹」。
如何将文件和文件夹上传到wps云盘？
如何将电脑本地的文件和文件夹上次到wps云盘呢?其实很简单：
金山文档
登录wps云盘，进入相应团队后，点击文档上方的的按键，在下拉菜单中点击【文件】/【文件夹】，再选择文档即可将文件/文件夹上传到企业;
WPS Office
进入企业的相应团队后，点击页面右上角的，在下拉菜单中点击【文件】/【文件夹】，再选择文档即可将文件/文件夹上传到企业;
如何设置在线文档的编辑权限？
在金山数字办公平台，企业团队中的有些重要文件需保密控制可见范围的，例如销售报价信息，客户资料等这些不适合开放给所有团队成员查看编辑的，需要怎么保证其他成员看不到这个文档，又保障文档不外泄呢?
以下仅以文件夹设置权限做示例，单一在线文档也可以一样设置编辑权限，达到安全保护目的。
设置团队中的文件夹权限
1. 金山文档Web端
第一步：点击文件夹名称右侧的「…」图标，会出现一个下拉菜单，里面有两个权限设置选项：「谁可以看」和「谁可以修改」;
第二步：点击【谁可以看】或【谁可以修改】，可设置“谁可以看”或“谁可以修改”文件夹里的内容：
2. PCOffice客户端
第一步：点击文件夹名称右侧的「…」图标，会出现一个下拉菜单，里面有两个权限设置选项：「谁可以看」和「谁可以修改」：
第二步：点击【谁可以看】或【谁可以修改】，可设置“谁可以看”或“谁可以修改”文件夹里的内容;
团队文档加密保护
在WPS企业版里，如果团队里面都是公司核心资料、财务、销售、合同、成本、客户信息等敏感文件，那怎么保证这些文件的信息安全，防止团队外的人看到这些文件内容?
一、文档加密保护，保障文件信息安全
(1)团队内所有Office文档都自动加密为WPS特有的安全文档格式
(2)加密后的文档仅团队成员才能打开，成员只要退出团队便无法打开
(3)加密后的文档就算被团队成员下载了，发给别人，别人也无法打开
(4)团队外的人如果想访问文档，必须经过你的授权，才能打开文档
二、团队文档加密保护，只要一个开关
1. 金山文档Web端
图1: 新建加密团队
(1)新建团队时，可以直接新建一个加密团队
(2)加密团队里面新建/上传的Office文件，会自动加密为WPS特有的安全文档格式
注意：新建加密团队目前只开放给部分企业，若想体验加密团队或者其他更多类型团队请访问以下链接申请体验：https://f.wps.cn/form-write/QSSZ3lyx/
图2:普通团队开启文档加密保护
(1)将已有团队的Office格式文件进行加密保护
(2)进入团队，点击顶部的设置按钮，在弹窗中滑动「文档加密保护」按钮，开启团队文档的加密保护
图3:文档加密保护标记
(1)团队文档加密保护后，在团队旁边会显示盾牌的安全标记
(2)文档名称后面也会显示盾牌的安全标记
2. PCOffice客户端
图1：新建加密团队
(1)新建团队时，可以直接新建一个加密团队
(2)加密团队里面新建/上传的Office文件，会自动加密为WPS特有的安全文档格式
图2：普通团队开启文档加密保护
(1)将已有团队的Office格式文件进行加密保护
(2)进入团队，点击顶部的设置按钮，在弹窗中滑动「文档加密保护」按钮，开启团队文档的加密保护
图3：文档加密保护标记
(1)团队文档加密保护后，在团队旁边会显示盾牌的安全标记
(2)文档名称后面也会显示盾牌的安全标记
三
(1)如果您想解散企业或者删除加密团队，建议先关闭文档加密保护，解密文档后再操作，否则存在部分已经被下载到本地的文件，无法打开
(2)关闭加密保护时，解密文件需要有一个时间过程，团队里的文件越多、越大，解密所需要的时间就越长
如何按成员、组和部门设置文档权限？
在使用金山数字办公的过程中，有些重要的团队文件需要控制可见范围，经常需要给团队内不同的成员不一样的权限，例如有些公司敏感数据文件、客户资料等，仅展示给部分成员，并限制部分成员仅能查看不能编辑。在设置权限对象上，有时候需要按照角色组或者部门对成员进行文档授权，按组或者部门区分文档权限，后面一旦有新的成员加入这个组或者部门，就能自动获取原来设置过的文档权限，所有文档自动应用规则，无需再逐个文件手动添加人员。
以下教程将详细介绍给团队成员设置文档权限的功能，给重要的文件设置权限保护，可使文档在线访问更加安全。
按成员设置文档权限
第一步：在团队名称处右键，或者文件/文件夹列表右键，找到菜单中的「文档权限」入口，可设置谁可以看，谁可以改;
第二步：在文档权限弹窗，点击「从成员列表中选择」，即可选择团队成员并添加文档权限;
第三步：在文档权限弹窗，可修改/移除成员的权限
通过以上步骤，我们可以对文件或者文件夹设置特定成员的权限，设置成功之后立即生效。
按组设置文档权限
第一步：在文档权限弹窗，点击「从成员列表中选择」，从团队成员切换到自定义组;
第二步：新建自定义组，命名组的名称，并且将属于该组的成员拉入组中;
第三步：回到上一级页面，在自定义组的列表中选中刚刚添加的组，并设置权限即可;
通过以上步骤，我们可以对文件或者文件夹设置自定义组的权限，设置成功之后立即生效。
按部门设置文档权限
*该功能仅部门团队可用，请确认要设置权限的文件或者文件夹存在于部门团队(部门团队介绍可见：https://kdocs.cn/l/sui17NcSja5n)，才能按照该方式设置权限。
第一步：在文档权限弹窗，点击「从成员列表中选择」，从团队成员切换到按部门;
第二步：部门列表会展示当前部门团队所在的部门以及子部门，选中列表中的部门，设置权限即可;
文档权限定义
默认的权限组合不能满足实际需要，可以新增权限组合，并自定义权限组合的权限位;
第一步：团队名右键菜单中，点击团队设置;
第二步：团队设置弹窗中，点击文档权限定义后方的设置;
第三步：文档权限定义弹窗中，点击「添加权限」;
第四步：命名权限组合名称，并添加对应的权限位，点击确定即可生效，同时也可编辑和删除已添加的权限组合;
Q&A
#FormatStrongID_16#
父文件设置了文档权限，那么子文件是否会同步设置?
#FormatStrongID_17#
子文件默认跟随父文件的权限，如果子文件单独设置过权限，会以子文件单独设置的权限为准;
#FormatStrongID_18#
文档给成员和成员所在的组都设置了权限，成员访问文档的时候以哪个权限为准?
#FormatStrongID_19#
默认以给成员单独设置的权限为准;
#FormatStrongID_20#
为什么无法给团队拥有者和管理员去设置文档权限?
#FormatStrongID_21#
拥有者和管理员默认拥有团队所有文档的操作权限，无需单独设置;
#FormatStrongID_22#
员工离职后，之前给他设置过的文档权限还会留着吗?
#FormatStrongID_23#
不会留着，员工离职之后会自动清理他的权限;
#FormatStrongID_24#
普通成员，对其他人创建的文件有编辑权限，他是否有权限可以移动这个文件?
#FormatStrongID_25#
如果是在团队内进行移动，是可以移动的，如果是移动到团队外，不允许移动;